Vox Populi Communautés · Accompagnement
Lancer votre espace. Nous le faisons avec vous.
Le premier mois, étape par étape, des kits prêts à l'emploi pour vos rendez-vous habituels, et une visio de lancement offerte aux structures fondatrices pendant la bêta.
Le premier mois
De l'activation au premier bilan
- Jour 1Activer et habiller l'espaceCréez l'espace en deux minutes (« Créer ma communauté ») : vous en êtes aussitôt administrateur. Ajoutez votre logo, votre couleur et vos groupes (bureau, services, promotions).
- Semaine 1Inviter vos membresUn lien ou un QR code à partager par e-mail, sur une affiche ou en réunion. L'accès peut être réservé aux adresses de votre structure.
- Semaines 2 à 4Lancer une première démarchePartez d'un kit ci-dessous : les étapes, les dates et les conseils sont déjà remplis, vous ajustez et vous publiez.
- Fin du moisFaire le bilanLe tableau de bord donne la participation ; un billet au Journal et la lettre mensuelle montrent à vos membres ce que leur avis a changé.
Kits prêts à l'emploi
Vos rendez-vous habituels, déjà préparés
Dans votre espace, rubrique Vie de l'espace › Démarches, choisissez un modèle : les étapes, leurs durées et ce qu'on fait à chacune sont remplis. Vous ajustez les dates, vous publiez, et vos membres sont prévenus au début de chaque étape.
Lancement de l'espaceLe premier mois : inviter les membres, recueillir les premières idées, faire un premier bilan.
- Invitations (7 jours) : Partagez le lien ou le QR code d'invitation (Gestion › Invitations) par e-mail, affichage et réunion.
- Premières idées (14 jours) : Chacun propose une idée (Proposer une idée) et soutient celles des autres.
- Premier questionnaire (7 jours) : Un questionnaire court (Questionnaires) : vos attentes et vos priorités pour l'année.
- Bilan du premier mois (7 jours) : Publiez un billet (Journal) : participation, idées retenues, prochaines étapes.
Assemblée généraleConvocation, questions des membres, résolutions votées à bulletin secret, compte rendu et suivi.
- Convocation et ordre du jour (7 jours) : Créez la réunion (Réunions › type assemblée générale) avec son ordre du jour : les membres sont prévenus.
- Questions et propositions des membres (14 jours) : Les membres posent leurs questions (Questions à l'équipe) et déposent des propositions à inscrire à l'ordre du jour.
- Assemblée et votes (1 jour) : Pointage des présents par QR code, procurations, résolutions votées à bulletin secret (Réunions).
- Compte rendu et suivi des décisions (30 jours) : Publiez le compte rendu ; chaque décision devient un engagement suivi (Ce qui a été fait).
Élection du bureauAppel à candidatures, présentation des candidats, vote secret, résultats et passation.
- Appel à candidatures (14 jours) : Ouvrez l'élection (Élections) : postes, liste électorale, dépôt des candidatures.
- Présentation des candidats (7 jours) : Chaque candidat publie sa profession de foi ; questions et échanges dans l'espace.
- Vote (7 jours) : Vote à bulletin secret ; les résultats sont publiés automatiquement à la clôture.
- Passation (14 jours) : Le nouveau bureau se présente (Journal) et reprend les engagements en cours.
Budget participatifAppel à projets, étude par des évaluateurs, vote dans la limite de l'enveloppe, en ligne et sur papier.
- Information et appel à projets (7 jours) : Présentez l'enveloppe et les règles (Budget participatif › Lancer un budget).
- Dépôt des projets (30 jours) : Les membres déposent leurs projets, avec un lieu sur la carte s'il y a lieu.
- Étude des projets (21 jours) : Les évaluateurs retiennent chaque projet avec un coût final, ou l'écartent avec un motif public.
- Vote (14 jours) : Vote secret dans la limite de l'enveloppe ; bulletins papier possibles (bureau de vote, émargement).
- Réalisation (180 jours) : Les lauréats deviennent des engagements, suivis jusqu'à leur réalisation.
Révision des statutsTexte soumis aux amendements des membres, débat, vote en assemblée générale.
- Information (7 jours) : Collez le texte actuel (Textes) et expliquez pourquoi le réviser.
- Propositions d'amendements (21 jours) : Les membres proposent et soutiennent des amendements, article par article.
- Débat en réunion (14 jours) : Réunion de travail sur les amendements les plus soutenus (Réunions).
- Vote en assemblée générale (1 jour) : Les amendements retenus sont votés en résolution, à bulletin secret.
- Mise en œuvre (30 jours) : Le texte consolidé est publié ; les démarches administratives sont suivies.
Consultation sur un projetPrésentation d'un projet, débat et propositions, consultation, décision motivée.
- Présentation du projet (7 jours) : Un billet (Journal) ou une réunion d'information présente le projet.
- Débat et propositions (21 jours) : Les membres débattent (arguments pour et contre) et proposent des améliorations.
- Consultation (14 jours) : Une question posée à tous, à vote secret (Consultations).
- Décision et suivi (60 jours) : La décision est publiée avec son motif et suivie comme un engagement.
DiagnosticQuestionnaire, analyse des réponses, réunion de restitution, plan d'action.
- Questionnaire (21 jours) : Questionnaire anonyme (Questionnaires) ; rappel automatique la veille de la clôture.
- Analyse des réponses (14 jours) : Résultats question par question, résumé des réponses libres à relire, export.
- Réunion de restitution (1 jour) : Présentez les résultats en réunion ou en tables rondes (Tables rondes).
- Plan d'action (60 jours) : Chaque action retenue devient un engagement suivi (Ce qui a été fait).
Ce que fait l'équipe
Une aide à la mesure de votre formule
Pendant la bêta, jusqu'à fin mars 2027, les 30 structures fondatrices ont toutes droit à une visio de lancement, quelle que soit leur taille.
- DécouverteAide en ligne
- EssentielRéponse sous 48 h
- ProVisio de lancement, réponse sous 24 h
- ÉtablissementInterlocuteur dédié, formation
Questions fréquentes
Avant de vous lancer
Combien de temps faut-il pour lancer l'espace ?
Une heure suffit pour l'activer, l'habiller et envoyer les invitations. Comptez ensuite un mois pour une première démarche complète, avec le kit « Lancement de l'espace ».
Faut-il un informaticien ?
Non. Tout se fait dans le navigateur, depuis la page Gestion de l'espace. Vos membres n'installent rien.
Et si personne ne participe ?
Trois habitudes changent tout : annoncer l'espace de vive voix (réunion, assemblée, affichage), commencer par une question simple qui concerne tout le monde, et répondre vite à chaque proposition, même pour dire non avec un motif.
Comment se passe la visio de lancement ?
Trois quarts d'heure avec un membre de l'équipe Vox Populi : on ouvre votre espace ensemble, on choisit le kit adapté et on prépare les invitations. Indiquez deux ou trois créneaux dans votre demande.
On ouvre votre espace ensemble ?
Indiquez votre structure et deux ou trois créneaux : nous vous proposons une visio de trois quarts d'heure pour l'ouvrir avec vous. Pas encore d'espace ? Créez-le en deux minutes, ou nous le créons au même moment. Votre espace à l'adresse de votre structure, sans mention de Vox Populi ? Demandez un devis.